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À PROPOS DU RÔLE

Compensation

$ 45,900 - 86,100

Role:

Ensuring the timely and accurate payments of vendor invoices in a high volume and fast-paced environment.

Role Responsibilities:

• Code, organize, review and process all invoices in a timely and accurate manner
• Analyze and investigate vendor invoices for any discrepancies to validate payment accuracy, investigating for invoices with US tax vs. CDN tax implications
• Ensure correct approval, and coding of all invoices
• Improve payment processes through creation of templates/macros
• Responsible for payment selection between cheques and EFT
• Research and follow-up on problem invoices
• Reconcile vendor statements
• Maintain a database of A/P records for ease of reporting and analysis
• Prepare, maintain and update spreadsheets for all receivable programs
• Responsible for reconciling all funds received for rebates and other programs
• Responsible for matching funds with the proper invoices and writing up the deposit journal for posting
• Analyze/reconcile and complete assigned GL account recs, with complete back up
• Train and guide internally regarding invoice coding
• Responsible for training of Corporate Receptionist regarding cheque deposits
• Review and upload vendor reports from corporate head office, and compile weekly reports and book transfer total amounts to the SBS team at period end
• Download/verify/compile electronic data and reconcile monthly
• Responsible for downloading and coding of monthly purchase cards expenses for all sites in Canada
• Reconcile monthly VIP reports against balance sheet account, and confirm total rebate amount to the region
• Charge expenses to accounts and cost centers after analyzing invoice/expense
• Manage and ensure processes are in compliance with FAMM and SOX and requirements
• Manage vendor relationships
• Manage and oversee file retention and audit information requests supplied/ monitored through A/P department
• Oversee vendor telecom invoices; actively update and verify all Corporate and Sysco Connect telecom invoices monthly
• Complies with Sysco’s Food Safety Policy and procedures to ensure food safety, quality and legality requirements are met.
• Is willing to work safely with minimal environmental impact and understands the importance of reporting all hazards, incidents, and environmental spills immediately to their Supervisor.
• Understands that they play an integral role in their own safety and that of their colleagues and is willing to speak out when hazards are present.
• Perform other duties as assigned.

Qualifications/Skills/Job Requirements (About you):

• Minimum of 1-2 years’ experience in Accounts Payable in a high-volume environment at a large company
• Completion of High School
• Post-Secondary Degree/Diploma in a related or relevant field preferred
• Proficiency with computers and large AS400 systems
• Intermediate proficiency in Microsoft Office including Excel, Word, PowerPoint, Outlook
• Ability to liaise with other departments and ability to communicate – add soft skills
• High problem-solving skills

Rémunération

45 900 $ - 86 100 $

Poste :

Veiller au paiement rapide et exact des factures des fournisseurs dans un environnement dynamique à volume élevé.

Responsabilités :

• Codifier, organiser, vérifier et traiter les factures de façon rapide et exacte
• Analyser et évaluer les incohérences sur les factures des fournisseurs pour valider l’exactitude des paiements, vérifier les implications pour les taxes américaines ou canadiennes
• Assurer l’approbation et la codification appropriée de toutes les factures
• Choisir le type de paiement entre les chèques et les TEF
• Chercher et faire le suivi des problèmes sur les factures
• Rapprocher les états des vendeurs
• Rapprocher tous les fonds reçus pour les remises et autres programmes
• Former et guider à l’interne par rapport à la codification des factures
• Vérifier et télécharger les rapports de vendeur du bureau national et compiler des rapports hebdomadaires et des montants totaux de transfert de livre à l’équipe SBS en fin d’exercice
• Gérer les processus et veiller à ce qu’ils respectent les normes FAMM et SOX
• Gérer les relations avec les fournisseurs
• Gérer et superviser les demandes de conservation de dossier et d’audit fournies/surveillées par le département des comptes fournisseurs
• Surveiller les factures de télécommunication des fournisseurs; mettre à jour et vérifier les factures de télécommunication des bureaux et de Sysco Connect mensuellement
• Travailler avec un faible impact environnemental et comprendre l’importance de signaler tous les dangers, incidents et déversements dans l’environnement immédiatement à son superviseur
• Comprendre qu’il ou elle joue un rôle essentiel pour sa propre sécurité et celle de ses collègues et être prêt à signaler les dangers.
• Réaliser d’autres tâches au besoin

Qualifications/compétences/exigences :

• Au moins 1-2 ans d’expérience progressive en comptes fournisseurs/finance dans un environnement à volume élevé
• Diplôme d’études secondaires ou postsecondaires dans un domaine pertinent de préférence
• Compétence avec les ordinateurs et les grands systèmes AS400
• Bonne compétence avec Microsoft Office incluant Excel, Word, PowerPoint, Outlook
• Capacité à faire la liaison avec les autres départements et à communiquer
• Bonne compétence en résolution de problème

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