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REMARQUE: Sysco n’exige aucuns frais à aucune étape du processus de recrutement. Toutes les demandes de paiement ou les frais exigés doivent être refusés et signalés aux autorités policières locales afin que les mesures appropriées soient prises.

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Executive Assistant | Adjoint(e) exécutif(ve)

Mississauga, Ontario

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ID de l'offre R250033 Date de publication 05/05/2026 Date de fin 05/19/2026

À PROPOS DE L'ENTREPRISE

Sysco est le chef de file mondial de la distribution des services alimentaires. Comptant plus de 71000 employés et possédant une flotte de plus de 13000 véhicules, Sysco exploite environ 333 installations de distribution dans le monde et dessert plus de 700000 emplacements clients. Nous offrons à nos collègues l’occasion de s’épanouir sur le plan personnel et professionnel, de contribuer au succès d’une entreprise dynamique et de servir les autres d’une manière qui dépasse leurs attentes. Nous sommes à la recherche de personnes talentueuses et travaillantes qui veulent se joindre à notre équipe. Venez poursuivre votre carrière avec nous et laissez-nous vous montrer pourquoi Sysco est au cœur de l’alimentation et du service.


À PROPOS DU RÔLE

Compensation

$55,700 - $104,600

Purpose

The Executive Assistant will organize and manage administrative activities for the designated Executive(s) at the Corporate/Regional level. Responsibilities include; calendar and meeting coordination, travel planning, communications, presentation development, event management, promotional activities, and organizing activities.

Responsibilities

  • Manage calendars, email and contact lists.  Schedule appointments, screen calls, and correspondence; respond independently whenever possible.  Process/redirect incoming communication.  Prepare packages.
  • Track dates, deadlines and special events, issuing reminders regarding timing conflicts and specific requirements.  
  • Prepare meeting documentation including agenda’s, support materials, presentations.
  • Prepare PowerPoint presentations.  Create advanced documents, professional emails and letters. 
  • Maintain files and SharePoint data.
  • Support the organization and planning of internal and external initiatives and events.
  • Process invoices and manage expense reports.  Track expenses, verify, reconcile and prepare reports.
  • Arrange complex and detailed travel plans and itineraries.
  • Organize and coordinate meetings, including setup of conference calls/video equipment.  Issue invitations, coordinate agenda, facilitate communication and prepare materials.
  • Record, compile and distribute meeting minutes and monitor for follow-up.
  • Arrange programs, events or conferences by coordinating facilities, invitations, speakers, and negotiating rates.  Monitor expenses and facilitate the flow of events.
  • Manage vacation schedules and timesheets for Executives’ direct reports.
  • Maintain inventory of promotional materials, general office supplies and equipment.
  • Manage phone plans, email accounts, and system access (IT forms) for department.  Provide support on technical procedures and equipment.
  • Conduct research, compile information and collect metrics from various sources to produce draft reports, documents and presentations.
  • Front reception coverage for breaks and vacation.
  • Complies with Sysco’s Food Safety Policy and procedures to ensure food safety, quality and legality requirements are met.
  • Is willing to work safely with minimal environmental impact and understands the importance of reporting all hazards, incidents, and environmental spills immediately to their Supervisor.
  • Understands that they play an integral role in their own safety and that of their colleagues and is willing to speak out when hazards are present.
  • Perform other duties as assigned.

Qualifications

  • Minimum of 5+ years in an administrative support role at least 3 of which are supporting at an executive level.
  • Post-secondary education preferred, in office administration, business or related field.
  • Maintain confidentiality and professionalism at all times.
  • Advanced skills in Microsoft Word, PowerPoint, Excel, and SharePoint

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Adjoint(e) exécutif(ve)

Rémunération
55 700 $ – 104 600 $

Objectif

L’adjoint(e) exécutif(ve) organise et gère les activités administratives pour le(s) cadre(s) désigné(s) au niveau corporatif/régional. Les responsabilités comprennent : la gestion de l’agenda et la coordination des réunions, la planification des déplacements, les communications, la préparation de présentations, la gestion d’événements, les activités promotionnelles et l’organisation générale.

Responsabilités

  • Gérer les agendas, les courriels et les listes de contacts. Planifier les rendez-vous, filtrer les appels et la correspondance; répondre de façon autonome lorsque possible. Traiter et rediriger les communications entrantes. Préparer des dossiers.
  • Suivre les dates, les échéances et les événements spéciaux, et envoyer des rappels en cas de conflits d’horaire ou d’exigences particulières.
  • Préparer la documentation pour les réunions, incluant les ordres du jour, le matériel de soutien et les présentations.
  • Préparer des présentations PowerPoint. Créer des documents avancés, des courriels professionnels et des lettres.
  • Maintenir les fichiers et les données sur SharePoint.
  • Appuyer l’organisation et la planification d’initiatives et d’événements internes et externes.
  • Traiter les factures et gérer les rapports de dépenses. Suivre, vérifier, concilier et préparer les rapports de dépenses.
  • Organiser des plans de voyage complexes et détaillés ainsi que des itinéraires.
  • Organiser et coordonner les réunions, incluant la mise en place des conférences téléphoniques et des équipements de vidéoconférence. Envoyer les invitations, coordonner l’ordre du jour, faciliter les communications et préparer le matériel.
  • Prendre, compiler et distribuer les procès-verbaux des réunions et assurer le suivi des actions.
  • Organiser des programmes, des événements ou des conférences en coordonnant les installations, les invitations et les conférenciers, ainsi qu’en négociant les tarifs. Suivre les dépenses et assurer le bon déroulement des événements.
  • Gérer les horaires de vacances et les feuilles de temps des employés sous la supervision des cadres.
  • Maintenir l’inventaire du matériel promotionnel, des fournitures de bureau générales et de l’équipement.
  • Gérer les forfaits téléphoniques, les comptes courriel et les accès aux systèmes (formulaires TI) pour le service. Fournir du soutien pour les procédures techniques et l’équipement.
  • Effectuer des recherches, compiler des informations et recueillir des données à partir de diverses sources afin de produire des ébauches de rapports, de documents et de présentations.
  • Assurer la couverture de la réception pendant les pauses et les vacances.
  • Se conformer à la politique et aux procédures de salubrité des aliments de Sysco afin de garantir le respect des exigences en matière de sécurité, de qualité et de conformité alimentaire.
  • Travailler de façon sécuritaire avec un impact environnemental minimal et comprendre l’importance de signaler immédiatement à son superviseur tout danger, incident ou déversement environnemental.
  • Comprendre son rôle essentiel dans sa propre sécurité et celle de ses collègues et être prêt(e) à signaler toute situation dangereuse.
  • Effectuer toute autre tâche assignée.

Qualifications

  • Minimum de 5 ans d’expérience dans un rôle de soutien administratif, dont au moins 3 ans auprès de la haute direction.
  • Formation postsecondaire souhaitée en administration de bureau, en affaires ou dans un domaine connexe.
  • Faire preuve de confidentialité et de professionnalisme en tout temps.
  • Maîtrise avancée de Microsoft Word, PowerPoint, Excel et SharePoint.

NOS VALEURS

  • Notre but: Connecter le monde pour partager la nourriture et prendre soin les uns des autres
  • Notre mission: Participer au succès de nos clients grâce à des employés, des produits et des solutions au sommet de notre industrie
  • Notre identité: Ensemble, nous définissons l’avenir du service alimentaire et des chaînes d’approvisionnement

NOTRE ENGAGEMENT

Sysco s’engage envers l’équité en matière d’emploi.
Des accommodations sont disponibles sur demande pendant le processus de recrutement pour les candidats atteints d’un handicap.

Chez Sysco, nous aspirons à créer une culture mondiale résolument diversifiée, équitable et inclusive – une culture dans laquelle nous favorisons l’appartenance tout en prenant soin les uns des autres et en connectant le monde grâce à l’alimentation et à des partenariats de confiance. Nous sommes meilleurs ensemble.

Voici une partie des nombreux avantages sociaux dont les collègues de Sysco peuvent profiter :

  • Avantages sociaux complets et flexibles dont l’assurance maladie et dentaire, comptes de dépenses
    les soins de santé et le bien-être
  • Invalidité courte ou longue durée
  • Assurance vie • Assurance volontaire facultative
  • Régime de congé parental
  • Régime de retraire de la compagnie
  • REER collectif & CELI
  • Aide aux employés et à leur famille
  • Régime d’actionnariat privilégié
  • Apprentissage en ligne illimité
  • Rabais sur les produits Sysco
  • Rabais auprès des fournisseurs
  • Groupes de ressources pour des collègues

(*Les avantages sociaux peuvent varier selon l’emplacement ou l’unité de négociation.)

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

Cette demande d'emploi a été créée avec l'aide de l'IA. L'IA ne sera pas utilisée pour prendre des décisions d'embauche ou pour savoir qui progresse dans le processus de candidature à un emploi. Si vous avez des questions, veuillez contacter notre équipe Talent et Acquisition.

Cette demande d'emploi concerne un poste vacant existant.

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